Entre nosotros, Junta de Protección Social de San José, en adelante la Junta, cédula jurídica No. 3-007-045617-06, representada por: Luis Polinaris Vargas, mayor, casado una vez, Abogado y Notario, vecino de Tibás Urbanización Las Veraneras, cédula número uno-cuatrocientos trece-novecientos noventa y cuatro, en calidad de Gerente, debidamente autorizado para firmar este documento mediante acuerdo de Junta Directiva, consignado en artículo II, inciso a) del Acta 01-2001, de la sesión extraordinaria celebrada el 07 de junio del año 2001 y _______________________________ cédula jurídica __________________ en adelante organización beneficiaria, representada por: ____________________, cédula de identidad No. __________, hemos convenido en celebrar el presente convenio para la utilización de recursos girados para la satisfacción de necesidades básicas, por la Junta a las instituciones que atienden ancianos, según lo establecido en la Ley No. 7395, el Reglamento  sobre Donaciones con Fondos Producto de Premios Prescritos y no Vendidos de las Loterías Nacionales y el "Manual de Criterios para Distribución de Premios Prescritos".

Este convenio se regirá además de la Leyes vigentes en esta materia, por las siguientes cláusulas y sus anexos:

PRIMERA:  Las entidades beneficiarias para ser sujetos de las transferencias de recursos por parte de la Junta, deberán aplicar las normas de control referidas en el Manual de Normas Técnicas de Control Interno, con la finalidad de mantener una sana administración de los recursos donados.

SEGUNDA:  La organización beneficiaria se compromete a disponer de una cuenta corriente exclusiva para los dineros provenientes de donaciones otorgadas por la Junta, en un banco estatal, así como llevar registros de su empleo.  También se autoriza a la Junta a revisar esta cuenta bancaria y los documentos de soporte.

TERCERA:  De conformidad con el ordenamiento jurídico vigente la organización beneficiaria está en la obligación de mantener al día los siguientes libros:  diario, mayor, balances e inventarios, registros de asociados, actas de Junta Directiva, de asambleas ordinarias y extraordinarias; así como sus respectivos auxiliares. (Ley de Asociaciones 218)

CUARTA:  Para un mayor control de los recursos distribuidos, la organización beneficiaria se compromete por medio de su representante legal, a  NO variar el destino estipulado  en el presente convenio, sin previa autorización  escrita de la Junta.  Los artículos que se adquieran con estos recursos, deberán adquirirse en casa comerciales reconocidas y sin intermediarios.

QUINTA:  La desviación del beneficio otorgado  hacia fines diversos del asignado, aunque éstos sean también de interés público, facultará a la Institución para suspender o revocar la concesión, según la gravedad de la violación cometida.  Cuando la desviación se realice en beneficio de intereses privados , la concesión deberá ser revocada y el beneficiario quedará obligado a la restitución del valor del beneficio desviado, con los daños y perjuicios respectivos, lo anterior con fundamento al Reglamento a la Ley de Loterías, decreto No. 28529-MTSS-MP publicado en la Gaceta del 17 de marzo del 2000.

SEXTA:  La organización beneficiaria está en la obligación de presentar cualquier documentación e información requerida por la Junta, en forma precisa, clara y confiable. La lista de beneficiarios del programa debe presentarse en enero y julio de cada año y venir firmada por el representante legal de la organización.

Asimismo deberá mantenerse un registro médico actualizado cada seis meses, de los adultos mayores, el cual será verificado por la Junta, a través de la Sección Médica, cuando lo considere necesario.

SÉTIMA:  La organización beneficiaria por medio de su Representante Legal y el Tesorero, se compromete a liquidar las donaciones en forma semestral, conforme la calendarización que indique la Junta, máximo un mes después de vencidos el I y II semestre.  Esta liquidación será presentada según los formatos indicados por la Junta.  Además debe reportarse la totalidad de cheques retirados en el período sujeto a liquidación, así como el remanente resultado de cada liquidación.

OCTAVA: En casos excepcionales, siempre y cuando se demuestre la situación con documentación fehaciente, la Gerencia de la Junta, podrá prorrogar los plazos aquí estipulados, por una sola vez en el semestre, si de ello no se deriva algún perjuicio para la Institución, o bien para otras organizaciones sociales que puedan ser consideradas como beneficiarias de estos recursos.  La solicitud de prórroga deberá hacerse por escrito, antes del vencimiento del plazo de liquidación.

NOVENA:  La liquidación a que se alude en la cláusula anterior, consistirá en un detalle de ingresos y gastos desglosado por montos, refrendado por el representante legal y contador privado de la organización beneficiaria.  Deberá acompañarse de:

1. Una carta de presentación donde se indique fecha, número de acuerdo y sesión de Junta Directiva de la Asociación, donde se apruebe el informe de liquidación y el período que comprende.

2. Las facturas timbradas originales o el documento que respalde la erogación del dinero.

3. Copia del cheque girado por la asociación, unido a la respectiva factura (talón).

4. En cada liquidación, se deberá incluir fotocopia de estados bancarios del semestre que se está liquidando.  En el caso de que se originen intereses sobre recursos en cuenta corriente, se debe detallar en la liquidación semestral.

En ningún caso se permitirá la inclusión de facturas de un semestre diferente al que comprende dicha liquidación, excepto las que correspondan al último mes (junio - diciembre).

DÉCIMA: Los comprobantes de gasto deben contener las siguientes características, para fortalecer el control interno y cumplir con el artículo 818 del Reglamento a la Ley del Impuesto General sobre las Ventas No. 6826:

a) Razón social y número de cédula jurídica, o bien nombre del proveedor o propietario y número de cédula de identidad y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe).

b) Número de factura

c) Los documentos deben ser legibles, escritos con tinta, a máquina de escribir o computadora, girarse a nombre de la institución beneficiaria, libres de tachaduras, borrones y alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.

d) Deben estar debidamente canceladas, además debe consignarse mediante sello la fecha y el número de cheque con que se pagó.

e) La fecha de la factura debe ser posterior al cheque de la donación si son de contado; en el caso de ser al crédito adjuntar recibo de cancelación con fecha posterior al pago.

f) Únicamente se aceptarán facturas timbradas (salvo las exenciones estipuladas en las leyes que regulan la materia).

g) Condiciones de venta (contado o crédito).

h) En el caso de compra de mobiliario y equipo será requisito indispensable que el proveedor anote el número de serie del bien adquirido

i) Se debe girar un cheque por cada pago realizado, a excepción de productos perecederos.  El informe de liquidación y las facturas originales serán recibidas en el Departamento  de Revisión y Control.  Los comprobantes de gastos se devolverán a la institución beneficiaria, una vez revisados y sellados.

j) No se aceptarán comprobantes pagados por caja chica.

Toda vez que el Departamento de Revisión y Control determine la existencia de deficiencias u omisiones en la liquidación, debe dar audiencia a la beneficiaria de la donación para que proceda a presentar las justificaciones, o hacer las correcciones o acciones que se consideren necesarias.  El resultado de esta audiencia debe constar por escrito, y debe dársele tiempo suficiente al ente beneficiario para las correcciones necesarias.

De resultar una resolución contraria para la organización beneficiaria, puede presentar recurso de revocatoria ante el Departamento de Revisión y Control. En caso de no llegar a un acuerdo, la Asociación puede apelar ante la Gerencia.

DÉCIMA PRIMERA:  Para efectos de gastos de viaje y transporte dentro del país, únicamente se aplicarán las tarifas que establezca la Contraloría General de la República en el Reglamento de gastos de viaje y de transportes para funcionarios públicos.

DÉCIMA SEGUNDA:   Si se diera la necesidad de invertir transitoriamente los fondos recibidos, la organización beneficiaria deberá hacerlo a través en un banco estatal, e informar de ello al Departamento de Revisión y Control de la Junta.  En todo caso, cualquier rendimiento que obtenga con los fondos debe usarse para el mismo destino dado al principal, y en las mismas condiciones 

DÉCIMA TERCERA: La institución no podrá utilizar más del 60% de los recursos recibidos en el pago de salarios, según Decreto Ejecutivo #28529-MTSS-MP.

DÉCIMA CUARTA:  Si al cierre de la liquidación semestral existiera algún remanente, este deberá reportarse, para ser incluido en el informe del semestre siguiente y debe ser utilizado de igual manera que los lineamientos aquí estipulados.

DÉCIMA QUINTA: Si la organización beneficiaria requiere contratar la prestación de servicios de terceros, debe formalizar un documento que contemple como mínimo los siguientes requisitos:

1- Nombre y calidades de las partes contratantes

2-Estar firmado por las partes contratantes o sus representantes, con poder suficiente para ello, si alguna parte no pudiera firmar, deberá hacerlo otra persona a ruego, con asistencia de dos testigos).

3- Detalle del servicio

4- Monto o estimación total

5- Forma de pago

6- Plazo de entrega

7- Garantía de cumplimiento

El contratista debe presentar factura por el servicio prestado.

DÉCIMA SEXTA: En el caso de  mantenimiento y reparación de instalaciones, cuya erogación sea mayor a los ¢500.000.00, la organización deberá solicitar autorización debidamente justificada, a la Jefatura del Departamento de Acción Social, quien lo elevará ante la Comisión Institucional para la Distribución de Premios Prescritos y no Vendidos, para su resolución.

DÉCIMA SÉTIMA: Los bienes adquiridos con estos recursos, no podrán ser traspasados o vendidos a otras entidades, salvo previa autorización escrita de la Junta Directiva de la Junta.  Además, dichos bienes deben ser plaqueados como activos para control de inventario sin excepción alguna.

DÉCIMA OCTAVA: La organización beneficiaria se compromete a presentar la liquidación correspondiente ante la Contraloría General de la República según indica la Ley 8007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta del viernes 21 de julio del año 2000.

DÉCIMA NOVENA:  Las entidades beneficiarias deben comprobar antes de recibir los recursos económicos, que se encuentran al día con las cuotas obrero patronales de la Caja Costarricense del Seguro Social.

VIGÉSIMA:  La organización beneficiaria deberá incorporar en sus reglamentos internos, los aspectos que se consideren necesarios en relación con el respeto por los derechos y la dignifcación de las personas adultas mayores, tanto por parte del personal, como de la Junta Directiva y de las personas que los visitan.

VIGÉSIMA PRIMERA:  La organización debe tratar por todos los medios de cumplir los requisitos establecidos por el Ministerio de Salud, seguir las indicaciones y realizar las correcciones necesarias, de acuerdo con sus posibilidades económicas, en materia de habilitación de centros de atención de adultos mayores.

VIGÉSIMA SEGUNDA:  Este convenio podrá ser modificado total o parcialmente, en forma unilateral por parte de la Junta, atendiendo a razones de interés público, conveniencia, necesidad y urgencia, dando comunicación de ello a la organización beneficiaria.

VIGÉSIMA TERCERA:  En el caso de incumplimiento de las cláusulas anteriores, la Junta procederá a retener los recursos, hasta tanto se corrija la situación.  Lo anterior, sin perjuicio de las acciones judiciales procedentes para cada caso.

VIGÉSIMA CUARTA: Entendidos de las consecuencias legales de este acto, estamos de acuerdo y firmamos en la ciudad de San José, a las ____ horas del día ______ del mes de _____ del año _______.