MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Con el afán de atender lo
dispuesto en la Ley No. 8220 “Protección al ciudadano del exceso de requisitos
y trámites administrativos”, en el siguiente manual se presenta una compilación
de los procedimientos relacionados con los trámites que se llevan a cabo en la
Junta de Protección Social de San José y los requisitos que se solicitan a las
personas que se presentan a realizar tramites relacionados con la obtención de
beneficios producto de las loterías que se generan en la Institución, y a la
vez orientar a los administrados en las gestiones que deben realizar. Además
dejar claro a los usuarios el objetivo que se pretende como es: “mejorar la
atención al cliente externo”, aligerando
así los procesos a los que se deben someter cuando se presenten a realizar
alguna transacción.
A
efecto de simplificar la comprensión de los procedimientos y requisitos que se
generan en la Junta de Protección Social de San José, se agruparon por
Direcciones, a saber:
Dirección
Administrativa, Dirección Financiero Contable y Dirección de Producción y
Ventas con sus respectivas dependencias y además; los departamentos de Acción
Social y Cementerios.
Además,
se presenta el fundamento legal que ampara los procedimientos y requisitos en atención a lo dispuesto en la
ley citada anteriormente.
DIRECCION ADMINISTRATIVA
ARCHIVO CENTRAL.
1. SOLICITUD DE DOCUMENTOS.
Dependencia
que presta el servicio: Archivo Central.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. 3:30 p.m
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal:
Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos e inciso XII, acta 33-97, del 31 de
julio de 1997.
Requisitos:
1. Presentarse en la oficina de archivo central.
2. Se recibe del interesado lo requerido para
consulta.
3. Registrarse en el “Registro de Usuario”.
4. Llena
y firma la boleta de préstamo (en consultas prolongadas).
5. Cancelar
el monto correspondiente( si solicita fotocopias).
Trámite:
1. Se entregan los documentos al usuario.
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
1. PAGO A
PROVEEDORES.
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio:
De 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite:
30 días.
Fundamento legal: Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Requisitos:
1. Entregar original y dos copias de la factura.
Trámite:
1. Se envían las facturas y documentos al
Departamento de Contabilidad.
2. INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES
Dependencia que presta el servicio: Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio:
De 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite:
Inmediato (si la documentación e información están completas).
Fundamento legal: Artículo 8 de la ley de Contratación Administrativa (Gaceta No. 156 del 19 de agosto de 1996) y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Requisitos:
1. Retirar y llenar el listado de bienes y servicios y el formulario respectivo.
2.
Indicar
con una x aquellos bienes y servicios
que está en disposición de ofrecer.
3.
Copia de
la cédula de identidad o jurídica según corresponda.
4.
Nombre
completo de la persona física o jurídica.
5.
Dirección
exacta para el recibo de correspondencia.
6.
Número
de teléfono, fax y apartado postal.
7.
Certificación
de la naturaleza y propiedad de las acciones y personería jurídica.
8.
Certificación
del número de inscripción en el Registro Público.
9. Carácter de la firma, sea que actúe a su nombre y por su cuenta, o como distribuidor exclusivo o representante de casas extranjeras.
10.Tipo de actividad a la que se dedica.
11.Nombre del ejecutivo encargado de la cuenta.
Trámite:
1.
Si la documentación está completa queda inscrito en el Registro de Proveedores, sino; se
conceden 10 días hábiles para completarla.
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio:
De 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 10 días hábiles.
Fundamento legal: La ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Requisitos:
1.
Estar
inscrito en el registro de proveedores.
2.
Presentar la cotización.
3.
Indicar precios, plazos de entrega, marca del producto y
cualquier otra información que considere pertinente.
Trámite:
1.
Se prepara
el cuadro ofertas.
2.
Se
analizan ofertas.
3.
Se
recomienda.
4.
Se
adjudica.
4.CONTRATACIONES DIRECTAS (MONTOS DE Ë 2 MILLONES A Ë 8
MILLONES Y LICITACIONES (MONTOS SUPERIORES A 8 MILLONES)).
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: El establecido en el cartel según el tipo de
contratación.
Fundamento legal: La ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Requisitos:
1.
Retirar
el respectivo cartel.
2.
Llenar
las condiciones y requisitos establecidos en el Cartel.
Trámite:
1.
Se
prepara el cuadro ofertas.
2.
Se
analizan ofertas.
3.
Se
recomienda.
4.
Se
adjudica.
5.SOLICITUD
DE FOTOCOPIAS A EXPEDIENTES.
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento de Proveeduría.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. a 3:OO p.m.
Tiempo que tarda el trámite: El establecido en el cartel según el tipo de
contratación.
Fundamento legal: La ley de Contratación Administrativa y el
Reglamento.
Requisitos:
1.
Cancelar
el costo respectivo en el Departamento De Tesorería.
2.
Entregar
comprobante de pago en Proveeduría.
Trámite:
1.
Envío
del expediente a la Imprenta para fotocopiar.
2.
Se
entregan las fotocopias al interesado.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento Recursos Humanos.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. a 11:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal: Artículo
7º, 8º y 9º del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Junta de
Protección Social de San José e el Enunciado
150.04 aspecto d) del Manual de normas Técnicas de Control interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización.
Requisitos:
1.
Realizar
la entrevista preliminar.
2.
Retirar
la “oferta preliminar de servicios”.
3.
Llenar
el formulario “Oferta preliminar de servicios”.
Trámite:
1.
Verificar información anotada en el formulario.
2.
Observar aspectos como: apariencia, trato, vocabulario, interés y
desenvolvimiento.
3.
Espera de la oportunidad de alguna plaza vacante.
2.SELECCIÓN DE PERSONAL
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento Recursos Humanos.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Un mes.
Fundamento legal: Artículo
7º, 8º y 9º del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Junta de
Protección Social de San José e el Enunciado
150.04 aspecto d) del Manual de normas Técnicas de Control interno para la
Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su
fiscalización.
Requisitos:
1. Efectuar entrevista con la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos.
2.
Someterse
a los exámenes de rigor.
3.
Si
califica para el puesto vacante, deberá someterse a pruebas ante el psicólogo
(previa cita).
4.
Si en
las pruebas obtienen puntaje mayor a 70 deberá realizar pruebas psicométricas.
5.
Presentar:
1)
"Declaración
Jurada" de no haberse acogido a Movilidad Laboral.
2)
Fotocopias
de títulos (presentar los originales).
3)
Cédula
de identidad.
4) 2 fotografías.
6.
Retirar
y llenar el formulario de “Antecedentes laborales”.
Trámite:
1.
Se seleccionan los oferentes para el proceso de
selección.
2.
Comunicar el día, hora, lugar y temas a evaluar para
los exámenes psicológicos o específicos.
3.
En caso de aprobar los exámenes se adjuntan a las ofertas preliminares.
4.
Comunicar los resultados al interesado.
5.
Se archiva el expediente
completo en “Elegibles” durante 18 meses, pasado ese lapso la solicitud se
desecha.
6.
Si existe plaza vacante,
se coordina con el jefe respectivo para que entreviste al candidato.
7.
Se indica al candidato
el día, hora y
lugar donde deben presentarse.
8.
Si es electo, se notifica
por medio telefónico el día y el lugar en que debe presentarse.
3.SOLICITUD Y ENTREGA DE
CERTIFICACIONES DE TIEMPO LABORADO POR EXFUNCIONARIOS EN LA JUNTA DE PROTECCION
SOCIAL DE SAN JOSE
Dependencia
que presta el servicio:
Departamento Recursos Humanos.
Horario de servicio: 8:30
a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 8 días hábiles.
Fundamento
legal: Artículo No.65 Ley General de la
Administración Pública y No.35 Código de Trabajo.
Requisitos:
1.
Solicitar
verbalmente la certificación de tiempo laborado para la Junta de Protección
Social de San José (si se presenta el interesado).
2.
Presentar
autorización de la solicitud por escrito (si el que se presenta no es el
interesado.
Trámite:
1.
Localizar
el expediente respectivo.
2.
Emitir
la certificación.
DIRECCION FINANCIERO
CONTABLE
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1. CONSTANCIAS DE
RETENCIÓN DEL 2% DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Contabilidad, Avenida 10, frente al
Cementerio General.
Horario de servicio: De
8:00 a.m. a 3.30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite:
De dos a cinco días hábiles.
Fundamento
legal: La Ley N° 7092 del 21 de Abril de
1988 y Ley Nº 7722 del 15 de Enero de 1998.
Requisitos:
1. Solicitar
información requerida por medio de nota o fax, e indicar:
Ø
Razón social
completa.
Ø
Número de
cédula jurídica.
Ø
Periodos
fiscales.
Ø
A quien debe
dirigirse la constancia.
Ø
Número de
teléfono ó fax donde se pueda comunicar con el interesado.
Trámite:
1.
Confeccionar la constancia solicitada.
2.
Comunicar vía telefónica al proveedor para su
retiro.
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días
Martes de 8:30 a.m. a 3.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Entre
10 y 15 minutos.
Fundamento legal: Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994
y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
Requisitos:
1. Todos tienen que firmar
convenio anual.
2. Autorización en caso de que no venga el Presidente.
3. Copia de la cédula del Presidente.
4. Copia de la cédula del autorizado.
5. Recibo de Dinero.
6. Firma de Recibido Conforme.
7.
Entrega de Cheques.
Trámite:
1. Se
entrega el cheque.
2. CHEQUES COMERCIALES
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días
Martes de 8:30 a.m. a 3.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Entre
10 y 15 minutos.
Fundamento legal: Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994
y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
Requisitos:
1. Carta de autorización para el retiro del cheque.
2. Si el pago es mediante Orden
de Compra presentar la original de ésta, (si el
pago es parcial no debe presentar la Orden de Compra).
3. El recibo de dinero.
Trámite:
1. Se entrega el cheque.
3. CHEQUES PERSONAS FÍSICAS.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días
Martes de 8:30 a.m. a 3.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Entre
10 y 15 minutos.
Fundamento legal: Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994
y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
Requisitos:
1. Cédula de identidad.
2.
Si no es el beneficiario presentar una autorización para
el retiro del cheque.
Trámite:
1. Se entrega el cheque.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente
de 2
a 3 horas.
Fundamento legal: La Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994 y su Reglamento del 17
de marzo del 2002.
Requisitos:
1.
Presentar el original y copia del Detalle de Premios
Cambiados a Vendedores (con toda la información completa).
2. Entregar la lotería en paquete cerrado:
1. Lotería Nacional, Popular y Tiempos.
Instantánea.
2. La lotería Nacional, Popular y Tiempos
sellada y firmada.
3. La lotería instantánea raspada en su totalidad.
3.
Firmar de recibido el
dinero correspondiente a la lotería cambiada.
Trámite:
1. Verificar que el Detalle de Premios cambiados
corresponda al paquete entregado.
2. Emitir y firmar el comprobante de lotería por revisar.
3. Se entrega original del comprobante de lotería por revisar al vendedor.
4. Se pasa el paquete para el proceso de revisión.
5. Se revisan las cuentas.
6. Se emite el comprobante de lotería pagada.
7. Se entrega el dinero correspondiente al vendedor, o bien
una “Autorización para el Retiro de Lotería”, según lo requiera el mismo.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días
Martes de 8:30 a.m. a 3.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Entre
10 y 15 minutos (en pagos menores a ¢500.000.00 por fracción), en premios superiores a
¢500.000.00 por fracción, depende del Banco de Costa Rica ubicado en la Junta
de Protección Social de San José.
Fundamento legal: Ley de Loterías N° 7395 del 06 de mayo del 1994
y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
Requisitos:
1. Presentar en la
ventanilla la lotería premiada y firmada, con respecto a lotería instantánea,
ésta debe presentarse totalmente raspada.
2.
Presentar la cédula de identidad, pasaporte o cédula de
residencia.
3.
Si el premio es mayor a ¢500.000.00 por fracción, firmar
el Comprobante de pago premios mayores.
Trámite:
1. Verificar la autenticidad del premio.
2. Pagar el premio correspondiente, si el premio es menor
a ¢500.000.00
por fracción.
3. Si el premio es mayor a ¢500.000.00
por fracción, se paga por medio del Banco de Costa Rica.
6. RECLAMO
POR LOTERIA MAL PAGADA
Dependencia que presta el servicio:
Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Dos
días hasta ser enviado el estudio al Departamento de Revisión y Control.
Fundamento legal: Ley de Loterías
N° 7395 del 06 de mayo del 1994 y su Reglamento del 17 de marzo del 2002.
Requisitos:
1. Llenar la fórmula “Reclamo de Lotería Mal Pagada”.
2. Fotocopia de la cédula de identidad.
3. Fotocopia del voucher de lotería pagada, en el que se
identifique el sello del cajero que pagó el premio (cuando el reclamo sea por
parte de un vendedor).
4. Presentar el detalle de Premios Cambiados a Vendedores (cuando el reclamo sea por parte de un vendedor).
Trámite:
1. Se envía el reclamo para el respectivo estudio al
Departamento de Revisión y Control.
2. Se le informa al
reclamante el resultado del estudio.
3. Si el estudio
resultó positivo, se emite el cheque correspondiente.
4. Se entrega al cliente copia de hoja de reclamo.
7.
RECEPCIÓN
DE PAGOS POR COMPRA DE LOTERÍA.
Dependencia que presta el servicio:
Tesorería.
Horario de servicio: De
8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente 5 minutos, respecto a las
Cooperativas depende del volumen de las compras.
Fundamento legal: Ley de Loterías Nº 7395, publicada en la
Gaceta del viernes 6 de Mayo de 1.994 y
su Reglamento publicado el viernes 17 de marzo del 2.000.
Requisitos:
1.
Presentar
carné de la Junta de Protección Social.
2.
Cédula
de identidad.
3. Formas de pago.
4.
Si es
representante del adjudicatario, debe presentar:
1. Permiso, es decir la autorización provisional
del representante.
2.
Carné y
cédula del adjudicatario.
3.
Cédula
del representante.
5. Voucher emitido por
el Banco (si el pago se realiza por medio del Banco)ó depósitos bancarios con
el logotipo de la Junta de Protección Social de San José.
6. Recibo de
excedentes (original, en caso de que haya devuelto lotería de un sorteo
anterior).
7. La autorización
para el retiro de lotería.
8. La autorización de
financiamiento.
9. El documento por
pagar.
10.Si
se presenta cheque debe ser de Gerencia ó certificado(en caso de las
Cooperativas).
El requisito No. 6,
7, 8 y 9 se presenta dependiendo del documento que vaya a aplicar.
Trámite:
1. Se revisa la documentación.
2. Se sellan los documentos para que el interesado se
dirija al Departamento de Loterías a hacer el retiro respectivo.
8.MATRICULA DE CUENTAS CORRIENTES PARA
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS DE FONDOS.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:15 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 6 días hábiles.
Fundamento legal: Manual de Procedimientos de Cuentas por
Pagar de la Junta de Protección Social de San José.
Requisitos:
1. Solicitud por
escrito con firma del representante legal.
2. Llenar el
formulario correspondiente.
Trámite:
1.
Emitir
oficio a la entidad bancaria correspondiente para solicitar la matrícula de la cuenta
corriente.
3.
Posterior
a la comunicación del motivo del rechazo de la solicitud, se otorgará 10 días
hábiles para que corrija la situación.
4.
Aprobada
la gestión se comunicará al interesado.
9.CONTROL DE ENVIOS DE LOTERÍA A LAS AGENCIAS
BANCARIAS.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. A 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal: Ley de Loterías Nº 7395, publicada en la
Gaceta del viernes 6 de Mayo de 1.994 y
su Reglamento publicado el viernes 17 de marzo del 2.000 y los convenios
firmados entre la Junta de Protección Social de San José y el Banco de Costa
Rica.
Requisitos:
Cada Agencia bancaria, debe remitir a la Junta de Protección Social, la documentación
semanalmente en sobre cerrado:
1. Listado con el detalle de los depósitos recibidos.
1.
Los
depósitos de los adjudicatarios.
2.
Los
vouchers emitidos por el Banco (si los depósitos bancarios se realizaron a
cuentas corrientes)ó,
3.
Formularios con el logotipo de la Junta de
Protección Social de San José.
4.
Depósito
de la lotería entregada como excedente (previa autorización del Departamento de
Loterías).
5.
Depósito
del pago de la lotería instantánea (debe hacerse en depósito separado).
2.
Actas de
devolución de lotería no retirada por los adjudicatarios, con los siguientes
requisitos:
1. Nombre completo del adjudicatario.
2. Monto del paquete.
3. Número de sorteo correspondiente.
4. Firma y sello del cajero que hace la
devolución.
3.
Recibos
de excedentes.
4.
Autorizaciones
para el retiro de lotería.
5.
Autorizaciones
de financiamiento.
6.
Documentos
por pagar.
Trámite:
1.
Se
revisa la documentación y los valores recibidos.
10.RECLAMOS
POR EXTRAVIO DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA Y EMITIDOS INTERNAMENTE.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal:
Requisitos:
1.
Llenar
una fórmula de solicitud de reposición de documento.
1.
Depósitos
por pagar.
2.
Recibos
de excedentes.
3.
Autorizaciones
para retiro de Lotería (cambio de
Premios).
2.
Presentar
su cédula de identidad.
3.
Presencia
del Gerente de la Cooperativa (si el documento corresponde a un socio de
Cooperativa).
Trámite:
1. Localizar y
entregar el documento con el visto bueno de la Jefatura del Departamento de
Tesorería.
11.RECLAMOS POR
EXTRAVIO DE DEPÓSITOS BANCARIOS
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal:
Requisitos:
1.
Llenar
una fórmula de solicitud de reposición de documento.
2.
Presentar
su cédula de identidad.
3.
Presentar
la fotocopia del documento extraviado.
4.
Presentar
u pagaré en blanco.
5.
Si el
documento corresponde a un socio de Cooperativa, la gestión debe ser realizada
por el Gerente de la Cooperativa.
Trámite:
1.
Confeccionar
el pagaré respectivo.
2.
Se
entrega el documento al interesado.
12.REINTEGRO
DE DINERO POR DOCUMENTOS PENDIENTES A APLICAR (FALLECIMIENTO DE ALGUN
ADJUDICATARIO)
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Aproximadamente 2 días.
Fundamento legal: Ley de loterías No. 7395.
Requisitos:
Los familiares del adjudicatario fallecido deben
presentar:
1. Presentar recibo
correspondiente.
2.
Solicitud
de traspaso de fondos o reintegro de dinero.
3.
Copia de
la cédula de identidad del adjudicatario y del solicitante.
4.
Copia
del acta de defunción.
5.
Declaración
jurada de que no existen más herederos con iguales o mayores derechos y que
además eximen a la Institución, de toda responsabilidad.
Trámite:
1. Se realiza el estudio correspondiente.
2. Se emite el entero para confección de cheque.
3. Se remite a la Unidad de cheques para que se reintegre
el dinero.
13.RECLAMOS POR DINERO MAL
ACREDITADO EN CUENTA CORRIENTE
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 15.00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal:
Requisitos:
1.
Solicitud
de reintegro.
2.
Presentación
del voucher.
3.
Presentación
de la cédula de identidad.
Trámite:
1. Se realiza el estudio y se reintegra el dinero.
14.COMPRA DE
EXCEDENTES.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: Días martes, viernes y domingo, de 4:30 p.m. a 5:00 pm. y cualquier otro día y
horario que disponga la Junta Directiva de la Institución.
Tiempo que tarda el trámite: Inmediato.
Fundamento legal: Artículo
No. 17 de la Ley de Loterías No. 7395 del 5 de Mayo del 1994 y el
artículo No. 29, 30 y 34 del Reglamento a la Ley de Loterías del 17 de
Marzo del 2000.
Requisitos:
1.
Presentar el original de cédula de identidad, o el carné
que lo acredita como adjudicatario o vendedor o socio de cooperativa u otro
documento, que defina la Junta Directiva.
2. Presentar la
lotería que no se vendió.
Trámite:
1. Se recibe la lotería.
2. Verificar el total de lotería recibida.
3. Se emite el voucher de compra de excedentes.
15.EMISION
DE CERTIFICACIONES:
A) DE PREMIOS DE LOTERIA AL PÚBLICO.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30
a.m. a 3:30 pm
Tiempo que tarda el trámite: 3 días.
Fundamento legal: Artículo
No. 262, inciso b) de la Ley General de la Administración Pública.
Requisitos:
1.
Llenar
el formulario que existe para tal efecto.
2. Presentar la cédula
de identidad ó pasaporte.
3. Autorización por
escrito.(si el interesado no se presenta).
4. Original y
fotocopia de la cédula de identidad del autorizado e interesado.( si el
interesado no se presenta).
Trámite:
1. Emitir la certificación.
B) SOLICITUDES PARA EFECTOS JUDICIALES.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 3 días.
Fundamento legal: : Artículo No. 262, inciso b) de la Ley General de la Administración
Pública.
Requisitos:
1. Solicitud de la información que requiere por escrito o por fax,
debidamente firmada y sellada por instancias judiciales. (esto lo presentará el Juez o el fiscal).
2. Indicar el nombre de los inspectores que se designan.
(en caso que se presenten funcionarios del Organismo de Investigación Judicial).
3. Presentar placa que acredite como funcionario del
Organismo de Investigación Judicial y cédula de identidad
Trámite:
1. Emitir la certificación.
2. Entrega de la certificación (ya sea por medio de fax o
personalmente).
16.RECLAMOS DE LOTERÍA CON ROTURA SUPERIOR A ¢10.000.00
(DEL PÚBLICO Y
DE
ADJUDICATARIOS DE LOTERÍA).
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Tesorería.
Horario de servicio: De 8:30 am. a 3:30 pm
Tiempo que tarda el trámite: 30 días.
Fundamento legal: Oficios JD-767-96,G-683-97, G 601-97, G
2445-99, AL 816-99
Requisitos:
1. Presentarse personalmente, en caso de imposibilitarse su presencia deberá
autorizar a un representante.
2. Llenar el formulario que se utiliza para tal efecto.
3. Firmar la lotería.
4. Copia de cédula de identidad o el original del pasaporte (si es
extranjero).
5. Presentar una autorización para realizar el reclamo.(Si el interesado no
se puede presentar a realizar el trámite)
Trámite:
1. Se recibe conforme la lotería y los documentos
solicitados.
2. Se entrega copia del formulario al cliente.
3. Comunicación por escrito al interesado del resultado.
(en caso de que el pago fuere denegado).
4. Se realiza el pago, (ya
sea en efectivo ó mediante el Banco Costa Rica.
DEPARTAMENTO
DE REVISION Y CONTROL
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Revisión y Control.
Horario de servicio: De 8:30 a. m a 3:30 p. m
Tiempo que tarda el trámite: De uno a seis meses
(dependiendo del cronograma de revisión del Departamento de Revisión y
Control).
Fundamento legal: Las leyes Nos. 7395, 7342, 1152.
Requisitos:
1.Nota dirigida a la Jefatura del Departamento de
Revisión y Control. (debe indicar cuáles documentos se entregan).
2.Presentar cada seis meses una
liquidación de las donaciones recibidas
de la Junta de Protección Social de San José, (Ultimo día de los meses de enero
y julio).
3.Contar con una cuenta corriente exclusiva en un banco
estatal para dineros provenientes de la Junta de Protección Social de San José.
4.Adjuntar copia de los estados de cuenta
de la entidad.
5.Facturas originales que no presenten
dudas de su legitimidad.
6.Presentar desgloce de gastos, según formulario No. 2
adjunto.
7.Presentar liquidación de viáticos según formulario adjunto
Anexo 3 ( si se realizan gastos por ese concepto).
8.Ultima Conciliación
bancaria.
9.Copia de
los cheques girados por el administrado y las respectivas facturas.
Trámite:
1.
Revisar los
documentos y la liquidación presentada.
2.
Preparar informe
con el resultado de la revisión.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Revisión y Control.
Horario de servicio: De 8:30 a. m a 3:30 p. m
Tiempo que tarda el trámite: De 1 a 3 días.
Fundamento legal: Las leyes Nos. 7395, 7342, 1152.
Requisitos:
1. Carta de
presentación de la liquidación.
2. Detalle de
gastos.
3. Las
facturas.
4. Estados de
cuenta bancaria.
5. La
conciliación bancaria.
Trámite:
1. Revisión de la liquidación y de los documentos
que la amparan.
2. Informar
al interesado.
3.
Preparar el informe del resultado de la revisión.
4.
Devolver documentación al interesado.
DIRECCION PRODUCCION Y
VENTAS
DEPARTAMENTO DE INSPECTORES
1. ASISTENCIA A LA SALA ESTUDIO EN LOS SORTEOS DE
LA RUEDA DE LA FORTUNA
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Inspectores.
Horario de servicio: Miércoles de 8.30 a. m.
a 3.00 p. m
Tiempo que tarda el trámite: Desde el inicio al final del sorteo
Fundamento legal: Ley de loterías N°7395,
Ley de creación de la lotería popular denominada tiempos N°7342 y el Manual de
Procedimientos del Departamento de Inspectores.
Requisitos:
1.
Presentar cédula de identidad, pasaporte O cédula de
residencia
2.
Presentar la cantidad de tiquetes de lotería sin premio
que se requieran.
B. ASISTENCIA AL SORTEO.
1.
Presentar cédula de identidad, pasaporte o cédula de
residencia.
2.
Presentar el tiquete de lotería Instantánea con el sello
del Departamento de Inspectores. ( una hora antes de iniciar el sorteo).
3.
Presentar el boleto de entrada personal( una hora antes
de iniciar el sorteo).
4.
Presentar el carné de ciudadano de oro (en caso de
poseerlo, para evitar hacer fila.
5.
Presentarse una hora antes de iniciar el sorteo
Trámite:
1. Se entrega el tiquete de lotería instantánea al solicitante para que participe.
2. Se entrega el boleto de entrada sellado.
3.
Las personas con carné del ciudadano de oro no harán
fila como las otras personas.
4.
A las personas con carné de ciudadano de oro se les separa
el 20% del total de las entradas.
DEPARTAMENTO DE LOTERÍAS
1.RENUNCIAS DE
ADJUDICATARIOS Y SOCIOS DE COOPERATIVAS
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Loterías.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 15 días hábiles.
Fundamento legal: Artículo No. 3 de la ley de Loterías N°7395.
Requisitos:
1. Carta
de renuncia de la cuota de lotería (autenticada por un Notario Público).
2.
Si la renuncia es por medio de Cooperativa (la nota la
debe enviar la Cooperativa).
3. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos
lados.(*.-)
(*.-)
Documentación sujeta a coordinación interinstitucional.
Trámite:
1. Remitir a las
unidades administrativas que intervienen en la toma de decisión y la Gerencia,
la nota de renuncia de cuota.
2. Comunicar al interesado el resultado de la
cancelación solicitada.
(*.-) Documentación sujeta a coordinación
Inter-institucional
2.AUTORIZACIONES
PROVISIONALES PARA EL NOMBRAMIENTO DE UN REPRESENTANTE PARA EL RETIRO Y VENTA
DE LOTERÍAS, ADJUDICACIÓN TEMPORAL DE CUOTA DE LOTERÍA POR MUERTE DEL
ADJUDICATARIO, CAMBIOS DE REPRESENTANTE Y EMISIÓN DE CONSTANCIAS DE CUOTAS
ASIGNADAS.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Loterías.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3.30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 3 días. En el caso de las autorizaciones
que requieren visto bueno de Junta Directiva se tarda 2 meses.
Fundamento legal: Ley de Loterías N°7395, artículo 13, el
Reglamento a la ley de loterías según Decreto N° 28259-MTSS-MP y artículo No.
262 de la Ley General de la Administración Pública, artículo II, inciso 6) del
Acta N° 06-98 de Junta Directiva.
A.AUTORIZACIONES PROVISIONALES PARA EL NOMBRAMIENTO
DE UN REPRESENTANTE PARA EL RETIRO Y VENTA DE LOTERÍA (SI SE TRATA DEL CÓNYUGE,
COMPAÑERO(A) E HIJOS(AS).
Requisitos:
1. Presentar nota de solicitud de autorización autenticada por un notario
Público (en caso de que el adjudicatario no se presentar).
2.
Constancia
de matrimonio ( si el representante es el cónyuge) (*.-
3.
Declaración
jurada ante un Notario Público (en caso de unión libre)
4.
Fotocopia
de las cédulas de identidad (*.-)
Trámite
1. Preparar autorización provisional por el plazo solicitado por el
interesado. En caso de que este
documento indique un plazo mayor de dos años (según lo establecido en el manual
interno del Departamento de Loterías), se extiende la autorización por dicho
período y se renueva por igual lapso.
2. Remitir
para aprobación y refrendo la autorización provisional.
3. Entrega de
la autorización provisional al interesado.
B. ADJUDICACIONES TEMPORALES (POR FALLECIMIENTO DEL
ADJUDICATARIO)
Requisitos:
1.
Presentarse al Departamento de
Loterías para que se cancele la cuota del adjudicatario fallecido y registre el
adjudicatario temporal. ( el plazo de la adjudicación temporal es de seis meses
a partir de la fecha de incorporación).
2.
Retiro del carné de
adjudicatario temporal.
3.
Retirar la cuota de lotería.
Trámite
1. Confección del
carné de adjudicatario temporal.
2. Entrega de carné de adjudicatario temporal al
interesado.
C.AUTORIZACIONES
PROVISIONALES QUE REQUIEREN ACUERDO DE JUNTA DIRECTIVA (SI EL REPRESENTANTE NO ES HIJO (A),
CONYUGUE Ó COMPAÑERO (A) DEL ADJUDICATARIO (A).)
Requisitos:
1.
Presentar nota de solicitud de autorización autenticada por un notario Público (en caso de que el
adjudicatario no se presente).
2.
Constancia
de matrimonio ( si el representante es el cónyuge) (*.-)
3.
Declaración
jurada ante un Notario Público (en caso de unión libre)
4. Copia de las cédulas de identidad (*.-)
Trámite
1. Preparar autorización provisional por el plazo solicitado por el
interesado. En caso de que este
documento indique un plazo mayor de dos años (según lo establecido en el manual
interno del Departamento de Loterías), se extiende la autorización por dicho
período y se renueva por igual lapso.
2. Remitir
para aprobación y refrendo la autorización provisional.
3. Remitir
autorización a la Junta Directiva de la
Institución para su aprobación.
4. Entrega de
la autorización provisional al interesado.
D.CAMBIOS DE REPRESENTANTE.
Requisitos:
1. Presentar nota en el departamento de Loterías solicitando cambio de
representante(autenticada por un
Notario Público, en el caso de que el adjudicatario no se presente).
2.
Fotocopias
de la cédula por ambos lados (adjudicatario y nuevo representante)(*.-).
3. Constancia de matrimonio ( si el
representante es el cónyuge(*.-).
4.
Declaración
jurada ante un Notario Público (en caso de unión libre).
5. Copia de las cédulas de identidad (*.-).
Trámite
1.
Presentar
nota a la Jefatura para visto bueno.
2.
Remitir autorización a la Junta Directiva de la Institución para su
aprobación.
3.
Entrega de la autorización de
cambio de representante al interesado.
E. Constancias.
Requisitos:
1. Presentar solicitud de la constancia (verbal o por escrito).
2.
Presentar
la cédula de identidad.(*.-)
3.
Presentar
el carné de adjudicatario.
Trámite
1.
Emisión de la constancia.
2.
Entrega de la constancia al interesado.
(*.-) Documentación sujeta a
coordinación Inter-institucional.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Loterías.
Horario de servicio:
Tiempo que tarda el trámite: 3 días hábiles.
Fundamento legal: Artículo 27 de
la Ley de Loterías N°7395, el artículo 52 del Reglamento a la ley de loterías
según Decreto N° 28259-MTSS-MP y el artículo N° 262 de la Ley General de la
Administración Pública.
Requisitos:
1. Presentarse en el Departamento de Loterías a retirar y llenar la
solicitud y fórmula de control de fiadores.
2. Contar con uno o dos fiadores.
3. Fotocopia de la orden patronal al día.
4. Fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados (del fiador y adjudicatario) (*.-),
5. Constancia de salario emitida por el patrono al día.
6. Fotocopias de recibos telefónicos o de luz, para verificar la dirección del deudor y del fiador.
7. Nota de Fomuvel que indique que el adjudicatario no tiene deudas o bien que se encuentra al día.
8. Tener más de un año de haber cancelado el préstamo anterior( en caso de haber solicitado un préstamo anteriormente).
9.
Letra
de cambio (para préstamos en consignación si el crédito fue aprobado).
10.Pagaré (para préstamos corrientes o por
diferencia de precios, si el crédito fue aprobado).
11.Presentarse con el(os) fiador (es) cuando
12.Realizar depósito de 1% correspondiente al ahorro de Fomuvel.
Trámite
Verificar si el interesado sea elegible como
interesado.
Preparar la hoja de autorización de financiamiento.
Enviar a firma y revisión de la Comisión de
Financiamiento la autorización y el
expediente.
Informar a interesado el resultado de la solicitud
de financiamiento.
Indicar al interesado que debe presentar pagaré o
letra de cambio, según corresponda y
fiadores (si el préstamo fue aprobado) }
Firmar pagaré o letra de cambio( interesado y
fiador).
Indicar al adjudicatario la fecha del primer abono.
Requisitos:
1. Presentar nota en el Departamento de Loterías explicando los motivos por
los que no continuó pagando sus cuotas.
2. Presentar un nuevo pagaré para
firmar (si se aprobó el arreglo de pago).
Trámite
1. Remitir nota presentada por el adjudicatario
a la Comisión de Financiamiento.
2. Comunicar al Departamento de Tesorería la
resolución tomada.
Requisitos:
1. Presentarse en el departamento de Loterías a fin de efectuar un arreglo
de pago.
2. Emitir nota al departamento Legal con la finalidad de efectuar un arreglo
de pago, e indicar el motivo para solicitarlo. (en caso de que el adjudicatario
se encuentre en cobro judicial).
3. Firmar el documento sobre arreglo de pago.
Trámite
1. Localizar a los deudores y fiadores para que se
presenten a arreglar la situación de morosidad.
2. Inicio del trámite de cobro judicial (en el caso de que
no se presenten los deudores o los fiadores).
3.
Firmar documento sobre arreglo de pago. (Si se acepta
arreglo de pago por la Asesoría Legal)
DEPARTAMENTO DE ACCION SOCIAL
CUOTA DE LOTERÍA
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Acción Social.
Horario de servicio: De 8:15 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 2 meses.
Fundamento
legal: Ley
N°7395 de loterías, el artículo 11, 21 al 24 de su reglamento y el manual
vigente de Normas y procedimientos del Departamento de Acción Social
A. SOLICITANTE
NUEVO.
Requisitos:
1. Retirar el formulario correspondiente.
2. Retirar la boleta con la lista de requisitos.
3. Posterior a la recepción de la boleta, el interesado cuenta con 3 meses
para presentar en el Departamento de Acción Social la solicitud y los
requisitos requeridos.(de lo contrario la solicitud queda sin efecto).
4. Presentar solicitud de ingreso y requisitos necesarios en la Cooperativa
y organización social que desee.(en caso de tratarse de solicitante por medio
de Cooperativa u organización social).
5. Solicitar estudio socioeconómico a la JPS y
adjuntar docu-mentos recibidos del
interesado.(en caso de tratarse de solicitante por medio de
Cooperativa u Organización social).
Trámite
1. Entregar al interesado constancia de recepción de la
solicitud y documentos.( si el trámite es por medio de Cooperativa u
Organización social)
2. Se entrega constancia de recibido conforme (si la
solicitud está completa)
3. Se realiza el estudio socioeconómico.
4. Se informa al interesado del resultado del estudio
socioeconómico y en caso de que éste sea positivo, que pasa a formar parte del
Registro de Elegibles.
B. SOLICITUD
DE REAJUSTE DE CUOTA.
Requisitos:
1. Presentar solicitud de reajuste de cuota (en la JPS si no son socios de Cooperativa u Organización Social y
sino ante la Cooperativa u Organización Social respectiva).
2. Retirar el formulario de solicitud de ingreso al Registro de Elegibles
(si no cuenta con un estudio social)y presentar los documentos respectivos.
3. Presentar nota para que se les asigne la cuota máxima (en caso de que no
estén incluidos en el Registro de Elegibles y tengan un estudio social
favorable).
4. Presentar nota solicitando revisión del caso y los documentos requeridos
para el trámite correspondiente.(los adjudicatarios que tengan un estudio
social desfavorable)
Trámite
1.Entregar al interesado constancia de recepción de la
solicitud y documentos.( si el trámite es por medio de Cooperativa u
Organización social)
2.Se entrega constancia de recibido conforme (si la
solicitud está completa)
3.Se realiza el estudio socioeconómico.
4.Se informa al interesado del resultado del estudio
socioeconómico y en caso de que éste sea positivo que pasa a formar parte del
Registro de Elegibles.
5.Análisis del estudio para posible cambio de
cuota.(en caso de solicitud de revisión del caso) y se informa al interesado
del resultado del mismo.
2. SOLICITUD DE CUOTA POR
DEFUNCIÓN O INCAPACIDAD PERMANENTE DE UN ADJUDICATARIO O SOCIO DE COOPERATIVA:
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Acción Social.
Horario de servicio: De 8:15 a.m. a 3:30 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: 6 meses (en caso de fallecimiento).
Fundamento
legal: Artículo
No. 20 y 22 de la Ley de loterías No. 7395, artículos 21 a 24 del Reglamento a
esta Ley y el Oficio
G-1264 del 26
de abril, 2000 y el Manual de Normas y procedimientos de Acción Social.
A. DEFUNCIÓN DE ADJUDICATARIO O SOCIO
ACTIVO DE COOPERATVA.
Requisitos:
1. Retirar y presentar la solicitud de cuota.
(se cuenta con 60 días hábiles a partir de la fecha del deceso)
2.
Fotocopia
cédula de identidad del solicitante y cónyuge o compañero(a) o del solicitante
y padres en caso de ser soltero y vivir con ellos. (en caso de que no exista en
el expediente) y de los dependientes discapacitados mayores de 18 años ( en
este último caso la presentación no es obligatoria).
3.
Recibo
de pago de casa si es alquilada o propia en proceso de pago.
4.
Dictamen
médico del interesado y de las personas discapacitadas mayores de edad, que
dependan de él. (optativos), preferiblemente extendidos por un hospital o
clínica de la C.C.S.S.
5.
Timbres:
¢19.00. fiscales, ¢5.00 archivos nacionales
6.
Constancia
de pensión emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la
localidad), a nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a), o bien del
interesado y padres si es soltero y vive con ellos. Igualmente de los
dependientes discapacitados mayores de edad, en este último caso optativa. (*)
7.
Constancia
de planillas emitida por la C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la
localidad), a nombre del solicitante y su cónyuge o compañero(a) y en forma
optativa de los dependientes discapacitados mayores de edad. De este requisito
se exime a las personas de 65 años y más y a los pensionados del RNC e IVM. (*)
8.
Constancia
de salario de las personas que ejecutan labores remuneradas (obligatoria a
nombre del solicitante y cónyuge o compañero(a))
9.
Constancias
de nacimiento de los hijos menores de edad. (*)
10. Constancia de matrícula o estudios, fotocopia
de cédula, constancia de planillas y de pensión de hijos estudiantes con edades
entre los 18 y 25 años y sin ingresos propios. De no presentarlos no se tomarán
en cuenta como dependiente.
11. Constancia de nacimiento o de matrimonio, si
el solicitante es el cónyuge o hijo(a) del adjudicatario.
12. Si el interesado es el compañero(a) del
adjudicatario o alguna otra persona: presentar declaración jurada protocolizada
ante notario público, en que conste el parentesco.
13. Declaración del interesado en que conste la
relación de dependencia económica hacia el difunto.
14. Certificado de defunción del concesionario
extendido por el Registro Civil.(*)
(*).-Documentación
sujeta a coordinación interinstitucional.
Trámite
1.Realizar estudio social y en caso de
requerirse se solicita el critero legal.
2.Realizar entrevista al dependiente directo
previa entrega de la solicitud de la cuota.
3.Remitir estudio social a la Gerencia para
su resolución.
B.INCAPACIDAD PERMANENTE DEL ADJUDICATARIO.
Requisitos:
1. Retirar la solicitud y la boleta del listado de documentos requeridos.
(el solicitante cuenta con tres meses para presentar la solicitud)
2. Presentar
por escrito la petición de la cuota ante la jefatura del Departamento.(cuando
el adjudicatario no cuente con capacidad mental para decidir el destino de su
cuota)
3. Fotocopia cédula de identidad del
solicitante y cónyuge o compañero(a) o del solicitante y padres en caso de ser
soltero y vivir con ellos. Esto en caso de no existir en el expediente.
Asimismo de los dependientes discapacitados mayores de 18 años, en este último
caso la presentación no es obligatoria.
4. Recibo de pago de casa si es alquilada o
propia en proceso de pago
5. Dictamen médico del interesado y de las
personas discapacitadas mayores de edad, que dependan de él. (optativos),
preferiblemente extendidos por un hospital o clínica de la C.C.S.S.
6. Timbres: ¢19.00. fiscales, ¢5.00 archivos
nacionales
7. Constancia de pensión emitida por la
C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del
solicitante y cónyuge o compañero(a), o bien del interesado y padres si es
soltero y vive con ellos. Igualmente de los dependientes discapacitados mayores
de edad, en este último caso optativa. (*)
8. Constancia de planillas emitida por la
C.C.S.S. (oficinas centrales o sucursal de la localidad), a nombre del
solicitante y su cónyuge o compañero(a) y en forma optativa de los dependientes
discapacitados mayores de edad. De este requisito se exime a las personas de 65
años y más y a los pensionados del RNC e IVM. (*)
9. Constancia de salario de las personas que
ejecutan labores remuneradas (obligatoria a nombre del solicitante y cónyuge o
compañero(a))
10.Constancias de nacimiento de los hijos
menores de edad. (*)
11.Constancia de matrícula o estudios,
fotocopia de cédula, constancia de planillas y de pensión de hijos estudiantes
con edades entre los 18 y 25 años y sin ingresos propios. De no presentarlos no
se tomarán en cuenta como dependientes
12.Constancia de nacimiento o de matrimonio,
si el solicitante es el cónyuge o hijo(a) del adjudicatario.
13.Si el interesado es el compañero(a) del
adjudicatario o alguna otra persona: presentar declaración jurada protocolizada
ante notario público, en que conste el parentesco.
14.Declaración jurada del posible nuevo
concesionario en que conste su compromiso de brindar protección económica al
adjudicatario incapacitado permanentemente.
Trámite
1.Solicitar el criterio de la Asesoría Legal.
2.Entrega al interesado constancia de recibo
de documentos.
3.Realizar un estudio socioeconómico de los
interesados (as).
4.Enviar a la Gerencia el resultado de los
estudios con recomendación favorable.
5.Se comunica el resultado al interesado.
6.Realizar entrevista y entregar solicitud al
dependiente más directo. (para asignarle cuota temporal por seis meses).
7.Envío al Departamento de Loterías la
“Motivación razonada” para la adjudicación temporal.
8.Proceder a cancelar la cuota.(en caso de
que las personas interesadas en la adjudicación no califiquen)
(*).-Documentación
sujeta a coordinación interinstitucional.
3.ASIGNACIÓN DE RECURSOS A SUJETOS
PRIVADOS.
Dependencia que presta el servicio:
Departamento de Acción Social.
Horario de servicio: De 8:30 a.m. a 3:00 p.m.
Tiempo que tarda el trámite: Dos meses.
Fundamento
legal: Artículos
101, 102, 103 y 106, 109, 111, 113 del Reglamento a la Ley de Loterías 7395, la
ley 7243 y 7997. Además la circular No. 14299 de la Contraloría General de la
República.
NECESIDADES
BÁSICAS AREA DE ADULTO MAYOR Y PROYECTOS
ESPECIFICOS.
Requisitos:
1.Retirar la solicitud de valoración social de donación.
(en calidad de ante-proyecto, del 02 de enero al 15 de marzo de cada año, se
debe presentar a más tardar el último día hábil del mes de abril)
2.Presentar
copia de cédula.
3.Presentar
Personería jurídica.
4.Presentar Estatutos y sus reformas (si no
existen en el expediente)
5.Presentar copia de la cédula de identidad
del representante legal de la organización.
6.Presentar una cotización del bien o
servicio que desean adquirir con la donación.
7.Presentar declaración de que el programa o
proyecto será ejecutado bajo la exclusiva responsabilidad de la organización,
que los gastos no han sido ejecutados ni existen sobre ellos compromisos
legales de ninguna naturaleza.
8.Presentar declaración de que la
organización cuenta con capacidad administrativa adecuada para desarrollar el
programa o proyecto, de manera eficiente y eficaz.
9.Presentar el Acuerdo de Junta Directiva en
el que se establezca el compromiso de cumplir con los principios de la Ley de
Contratación Administrativa (Anexo #2).
10.Presentar fotocopia del Plan de Trabajo y
Presupuesto anual.
11.Presentar fotocopia del acuerdo del órgano superior del sujeto
privado con la aprobación del plan de trabajo del proyecto y el respectivo
presupuesto, autenticada por un Notario Público.
12.En el caso de los sujetos privados
beneficiarios de la Ley 7997, copia de la cédula de identidad de todos los
miembros del órgano superior, sus datos personales y un juego de timbres por
cada uno de ellos: ¢19.00 timbres fiscales, un timbre de ¢5.00 de archivos
nacionales.
13.Certificación del ente rector, según área que corresponda.
14.Si la donación solicitada es inferior a
los cuatro millones de colones, deben presentar:
1.
Libros
diario, mayor e inventarios (además copia de los últimos folios escritos de
cada uno de estos libros)
2.
Conciliación
bancaria (original y copia)
3.
Balance
de situación financiera y estado de resultados (no más de tres meses de atraso)
15.Si la donación solicitada supera los
cuatro millones de colones, deben presentar:
1.
Copia de
los informes contables del año anterior, firmados por el Tesorero, cuya firma
deberá ser autenticada por un Notario Público, y de los últimos estados
financieros auditados.
2.
Justificación
de que no poseen recursos propios para lograr adquirir los bienes y servicios
requeridos.
3.
Constancia
del cumplimiento de principios de Ley de Contratación Administrativa: copia de
la invitación a participar en la contratación, elección del oferente que cumple
con las expectativas de la organización
4.
Constancia
de la Caja Costarricense del Seguro Social, de que la organización está al día
como patrono o bien no aparece registrada como tal. (*)
5.
Organigrama.
6.
Nota de
Junta Directiva donde se consigne la contrapartida o documento donde conste el
monto que se aportará, en los casos en que existe contrapartida.
7.
Lista de
beneficiarios con excepción de las organizaciones con programas que tengan
cobertura nacional, o que no tengan definidos sus beneficiarios.
OTROS
REQUISITOS PARA:
A)COMPRA
DE VEHÍCULO:
1.
Tres
cotizaciones del mismo modelo de diferente casa comercial.
2.
Si la
organización está exonerada del pago de impuestos, las ofertas deben indicar
los precios sin impuestos.
3.
Transcripción
del acuerdo donde conste el compromiso asumido por la Junta Directiva, para el
pago de seguros.
4.
Avalúo
del vehículo en uso, si se ofrece como contrapartida.
B)COMPRA
DE LOTE O CASA CONSTRUIDA:
1.
Tres
opciones de venta con período de vigencia de la oferta. Los inmuebles no deben
contar con gravámenes.
2.
Plano
catastro de cada propiedad
3.
Constancia
de impuestos al día (*)
4.
Estudio
registral de las propiedades cotizadas.(*)
5.
Transcripción
del acuerdo de la Junta Directiva donde conste el compromiso de asegurar el
inmueble contra incendio y desastres naturales, así como brindar el cuidado y
mantenimiento requeridos.
6.
En caso
de que el inmueble sea para la atención de menores de edad o adultos mayores,
debe contar con el visto bueno del Ministerio de Salud, en relación con las
Normas de Habilitación.
C)CONSTRUCCIÓN O REMODELACIÓN CON UN COSTO
SUPERIOR A ¢2.000.000.00.
1.
Planos
constructivos aprobados. (En proyectos de remodelación de áreas existentes,
deben presentar únicamente un croquis)
2.
Copia
del plano Catastro.
3.
Copia de
la escritura o bien garantía de uso por 99 años.
4.
Transcripción
del acuerdo de Junta Directiva con el
compromiso de pago de pólizas contra incendios y desastres naturales, así como de brindar el cuidado y
mantenimiento requerido.
5.
Tres
presupuestos de la obra (mano de obra u obra total). Ver formulario en anexo
#3.
6. Si se solicita únicamente para materiales:
Tres cotizaciones de la lista materiales (misma
cantidad y calidad).
7.
Cronograma
del proceso de la obra y flujo de necesidades de efectivo.
8. Permisos municipales de construcción.
D)REMODELACIÓN
Y AMPLIACIÓN CON UN COSTO INFERIOR A ¢2.000.000.00
1.
Copia de
la escritura o bien garantía de uso por 99 años.
2.
Tres
cotizaciones de maestro de obras por el costo total, detallando cantidad y
calidad de los materiales. Ver formulario en anexo #3.
3.
Croquis
de la obra.
4.
Si se
solicita únicamente para materiales: Tres cotizaciones de la lista materiales
(misma cantidad y calidad).
5.
Si la
organización se encarga de comprar los materiales deberá presentar mínimo tres
facturas proforma con el mismo detalle.
6.
Permisos
de construcción de la Municipalidad.
E)REPARACIÓN, PINTURA DEL EDIFICIO, CAMBIO
DE INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y OTROS
1.
Mínimo
tres presupuestos de mano de obra y materiales especificando cantidad, calidad
y costos, (y el total de metros cuadrados si es pintura).
2.
En caso
de que la organización solamente contrate mano de obra, deberá presentar mínimo
tres proformas de los materiales en igual cantidad y calidad.
3.
Copia
del plano eléctrico o croquis de la reparación, si el caso lo amerita.
4.
Si se
trata de tapia o malla, presentar además copia del plano catastro.
1.
Visto
bueno Ministerio de Salud.
2.
Estudio
de factibilidad.
3.
Además,
si el caso lo requiere, presentar los requisitos de construcción
G)ALIMENTACIÓN.
1.
Lista
detallada de necesidades mensuales: producto, cantidad, calidad, costo.
2.
Menú
mensual.
3. Copia del control de Proveeduría.
H)ALQUILER
DE PLANTA FÍSICA
1.
Contrato
de alquiler.
2.
Último
recibo pagado.
I)ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
(MATERIAL DIDÁCTICO, MEDICAMENTOS, VESTIDO, SERVICIOS PROFESIONALES,
MOBILIARIO, EQUIPO, AYUDAS TÉCNICAS).
1. Tres facturas proforma de cada artículo,
extendidas por diferente casa comercial, a
excepción de aquellos producidos o distribuidos en el país por una sola
empresa o casa comercial, en este caso el cotizante debe hacer la aclaración.
2.
Acuerdo
de la Junta Directiva sobre las medidas de protección y conservación que se van
a seguir con respecto al bien.
3.
Constancia
de que la planta física cuenta con las condiciones técnicas para la instalación
del equipo. Si se trata de equipo tipo industrial o semi-industrial deben
aportar el informe técnico, que certifique la existencia de las condiciones
requeridas para su instalación.
4.
La
organización beneficiaria debe firmar un convenio de utilización de recursos,
para un mejor control de los recursos asignados, en el Departamento Legal.
Asimismo, se compromete a presentar un informe de liquidación, en un plazo no
mayor de seis meses.
5.
La
organización debe contar con una cuenta bancaria exclusiva, para el manejo de
los recursos que gire la Junta.
6.
En el
caso de organizaciones que solicitan equipo a favor de hospitales, indicar el
servicio donde se ubicará.
7.
En las
solicitudes de Ayudas técnicas debe adjuntarse además, receta médica emitida
por un especialista, dictamen médico y estudio socioeconómico de cada
beneficiario.
Vigencia de los documentos: Se consideran vigentes los documentos que se adjunten a una solicitud, que tengan el período máximo de emitidos, con respecto a la fecha de recibida la solicitud, según el siguiente detalle:
Un mes: Constancia de pago de impuestos, recibo de pago de alquiler, constancia de patrono al día.
Tres meses: asientos contables de los libros diario, mayor e inventario, opciones de venta de bienes inmuebles, cotizaciones, avalúos de bienes, estudios de factibilidad.
Seis meses: lista de beneficiarios, recetas médicas, presupuestos
constructivos, flujo de necesidades de efectivo y cronograma.
Un año: aval del ente rector, informes
técnicos sobre condiciones de instalación.
(*-.)
Documentación sujeta a coordinación Interinstitucional.
Trámite
1.
Llevar
a cabo el estudio social.
2.
Rendir informe y comunicar el resultado por escrito a la organización,
en un plazo máximo de dos meses a partir del recibo conforme de la solicitud.
(Ley General de la Administración Pública, Artículo 261)
3. Presentar
ante la Comisión de Aplicación de Fondos de Premios Prescritos el resultado del
estudio.
4. Someter a
aprobación de Junta Directiva la incorporación de la organización como
beneficiaria
5. Realizar
la ponderación.
6. Comunicar por escrito a los interesados la resolución
final.
7.
Realizar
análisis de anteproyectos recibidos.
8.
Comunicar
a las Organizaciones interesadas el resultado del análisis (si el anteproyecto fue aceptado o no).
9.
Realizar
cronograma de proyectos a financiar.
10.Comunicar
a las organizaciones los documentos que deben presentar
ADMINISTRACION DE CEMENTERIOS
Dependencia que presta el servicio:
Administración de Cementerios
Horario de servicio: De
8:15 a.m. a
3:00 p.m (de lunes a viernes) y de 8:00 a 12.00 m.d.( feriados)
Tiempo que tarda el trámite:
Dos horas.
Fundamento
legal: Decretos Ejecutivos Nos. 21384-S, 22183-S, 28253-S, 28769-C,
artículo No. 11 del decreto No. 22183-S y la Ley 704
1.INHUMACIONES, EXHUMACIONES, TRASLADOS
DE RESTOS INTERNOS Y ALQUILER DE NICHOS.
Requisitos:
1. Presentarse 2 horas antes de efectuarse el funeral.
1. Los restos a exhumar deben haber cumplido 5
años después de su primera inhumación.
2. Presentar la cédula de identidad, ó autorización por escrito autenticada por un
abogado (o en su lugar fotocopia de la
cédula de identidad del arrendatario).
3.
Presentar
título de propiedad, escritura, el nombre del arrendatario o de la última
persona sepultada en la bóveda, ó la fecha cuando fue sepultada (si se trata de
trámites en el Cementerio General).
4.
Indicar
el nombre del arrendatario(si se trata de trámites en el Cementerio
Metropolitano).
5.
Certificado
de defunción (o en su defecto el certificado médico y cédula de identidad del
occiso) ó Permiso original del Ministerio de salud (inhumación o alquiler de
nicho) y las cartas correspondientes si se trata de una exhumación.
6. Firmar la boleta de autorización.
7. Cancelar gastos de
sepultura.
Trámite:
1. Confeccionar el certificado
de defunción (en caso de que se presente el certificado médico y cédula del
occiso).
2. Enviar al registro civil el
certificado de defunción confeccionado por la Administración de Cementerios.
3. Confeccionar boleta de
autorización del trámite.
4. Informar al encargado de
campo.
Requisitos:
1. Presentar la cédula de identidad.
2. Firmar el contrato
de arriendo.
3. Cancelar el costo contrato de arriendo.
Trámite:
1.Generar el contrato
de arriendo.
2.Informar al cliente que debe retirar el
contrato tres días después de haber cancelado su costo.
3.Entregar original del contrato al
interesado.
4.Firmar de recibido conforme el contrato.
3.TRASPASOS DE PROPIEDADES MEDIANTE
TRÁMITE ADMINISTRATIVO Y ESCRITURA.
Requisitos:
1. El mausoleo debe estar cancelado
y libre de restos.
2. Presentar original y fotocopia de la escritura ( si el
arrendatario está en vida).
3. Presentar nota de solicitud de traspaso de
propiedad, indicando nombre
completo y calidades del firmante(si el
adjudicatario falleció).
4. Certificación Notarial o Registral
demostrando parentesco con el arrendatario y/ó copias de otros documentos que
prueben el parentesco.
5. Fotocopia o certificación de la cédula de
identidad del solicitante.
6. Declaración jurada de que no existen otros
herederos que reclaman el traspaso.
7. Presentarse a la Administración del
Cementerio con fotocopia de la publicación del edicto (quince días posterior a
la publicación).
8. Firmar el contrato de traspaso.
9. Toma de traspaso (3 días después de recibida
la escritura)
Trámite:
1.
Emitir
recibo por el costo del traspaso (si el trámite fue mediante escritura
pública).
2.
Entregar
formato del testimonio.
3.
Remitir
la escritura a Asesoría Legal para visto bueno.
4.
Confeccionar
edicto y contrato de traspaso.
5.
Comunicar
al interesado que debe publicar el edicto en la Gaceta.
6.
Indicar
al interesado la fecha de retiro del original de la escritura.
4.NOMBRAMIENTOS
O CAMBIOS DE BENEFICIARIOS Y AUTORIZADOS Y RECLAMA-CIONES DE
DERECHO
A. NOMBRAMIENTO O CAMBIO DE BENEFICIARIOS.
Requisitos:
1.Presentar carta notarial. (El arrendatario
deberá haber fallecido).
2.Indicar en la carta notarial:
1.Ubicación de la propiedad.
2.Tomo y folio
respectivo.
3.Calidades de los interesados.
Trámite:
B. NOMBRAMIENTO O
CAMBIO DE AUTORIZADOS.
Requisitos:
1.Solicitar y llenar la boleta de “Autorización de derechos sobre criptas”
2.Fotocopias de las cédulas de
identidad de las personas a quienes autoriza.
3.Solicitud
mediante nota (si desea cambiar de autorizado).
4.Fotocopia
de la cédula del arrendatario. (si desea cambiar de autorizado).
Trámite:
C. RECLAMO
DE DERECHOS.
Requisitos:
1.Presentar nota autenticada por
abogado con:
1.Ubicación de la propiedad.
2.Papel oficio.
3.Timbres que disponga la administración.
2.El arrendatario debe haber
fallecido.
3.El interesado debe ser descendiente
directo o familiar más cercano del arrendatario.
Trámite:
5.CERTIFICACIONES
DE PROPIEDADES
Requisitos:
1.Presentar en papel de oficio y por escrito la solicitud de la
certificación.
2.Cancelar el monto correspondiente.
Trámite:
1.Confeccionar certificación.
2.Entregar certificación.
6.PERMISOS PARA REPARAR BÓVEDAS Y PEGAR
PLACAS.
Requisitos:
1.Solicitar
permiso (para reparar bóveda)
2.Presentar
placa de mármol: con medidas respectivas (si se pegará en el Cementerio
Metropolitano).
3.Presentar
ubicación de la propiedad.
4.El
arrendatario debe presentarse con la persona que va a realizar el trabajo para
que se le extienda el permiso correspondiente. (posterior al visto bueno del
encargado de campo del Cementerio General)
5.Firmar la solicitud
de reparación de bóveda.
Trámite:
1.Acompañar al cliente al lugar específico
para dar el visto bueno(lo acompaña el encargado de campo).
2.Emitir recibo por costo de pegar placa.
3.Colocar la placa.
4.Confeccionar la fórmula solicitud de
reparación de bóveda.
FORMATO DE ESCRITURA
NUMERO____________________Ante
mí,_______________________ notario con oficina en
_______________________comparece el señor (a)
_____________________________________________calidades, quien (es) advertido
(s) con las penas que la Ley castiga por
los delitos de Falso Testimonio y Perjurio, bajo la fe del juramento que ha (n)
rendido declara (n): Que el señor (a)
__________calidades, falleció_________y
era propietario del mausoleo número_________ubicado en el cuadro
______lado________línea______Inscrito al tomo______Folio______. Que no existen
otros herederos con mejor o igual derecho al que reclamo (s), eximiendo por
ello de toda responsabilidad a la Junta de Protección Social de San José.
Declaro
que conozco el Reglamento de Cementerios, Decreto Ejecutivo Número veintiún mil
trescientos ochenta y cuatro – S, publicado en la Gaceta del diez de julio de
mil novecientos noventa y dos. Es todo.
Extiendo
un primer testimonio, Leído lo escrito al (los) compareciente (s), lo
encuentra(n) conforme, lo ratifica(n) y firmamos en __________a las______horas
del_______________del mes de_______________del año _________(firmas).
LO
ANTERIOR ES COPIA FIEL Y EXACTA DE LA ESCRITURA NUMERO______VISIBLE AL
FOLIO__________DEL TOMO _____________DE MI PROTOCOLO,____________CONFRONTADA
QUE FUE CON SU ORIGINAL, RESULTO CONFORME Y LO EXPIDO COMO PRIMER TESTIMONIO.
AUTORIZACION DE DERECHOS SOBRE CRIPTA
Nosotros:
NOMBRE |
CEDULA
Nº |
|
|
Arrendatarios o
beneficiarios de un derecho de arriendo de la propiedad:
BLOQUE |
MODELO |
FILA |
LOTE |
TOMO |
FOLIO |
|
|
|
|
|
|
Ubicada en el Parque
Cementerio Metropolitano, en Pavas, manifestamos expresamente que estamos en
común acuerdo que cualquiera de nosotros pueda efectuar inhumaciones
(entierros), exhumaciones u otros, sin autorización expresa de los demás.
Además, indicamos
que la persona responsable (s), en caso de ausencia temporal del arrendatario
es:
NOMBRE |
CEDULA
Nº |
FIRMA |
|
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|
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|
|
|
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|
|
|
|
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|
Las anteriores
personas quedan autorizadas ante la administración para realizar cualquier
trámite en este lote.
Firmamos en la
ciudad de San José, el día _____del mes de____________del año____.
FIRMAS |
CEDULA
Nº |
|
|